Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

Передаем учет аутсорсеру

О том, что и как можно отдать для учета на стороне

Избавить себя от необходимости оформлять горы документов и сдавать отчетность довольно легко — нужно передать учет на сторону специальной организации или ИП. Принимая такое решение, руководители полагают, что сэкономят на зарплате бухгалтеров и кадровых работников, а еще снимут с себя всю ответственность за ошибки в отчетности.

Разберемся в том, какие документы следует оформить, чтобы аутсорсер мог выполнять свои функции, а также в том, кто все же будет отвечать за ошибку в учете и платить штрафы и пени.

Налоги у заказчика аутсорсинга

С точки зрения налогообложения передача учета на сторону может быть выгодной. Ведь организация экономит на НДФЛ и страховых взносах, которые должны были бы начисляться с зарплаты бухгалтера (кадровика).

Аутсорсинг может помочь организации «вписаться» в необходимое количество работников. Ведь договор заключается с аутсорсинговой компанией, а не с ее сотрудниками, а значит, ни средняя, ни среднесписочная численность работников у заказчика не увеличиваетс я пп. 79, 82, 83 Указаний, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 .

А это может позволить организации при соблюдении иных условий:

Организация на общем режиме вознаграждение аутсорсера в зависимости от того, что именно он выполняет, может учесть как расходы:

  • по ведению бухучет а подп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ ;
  • на юридические и информационные услуг и подп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ ;
  • на консультационные услуг и подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Если аутсорсер применяет общий режим, то при наличии счетов-фактур и актов заказчик услуг на ОСН вправе принять входной НДС к вычету.

А вот для организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» передача на сторону учета может быть не так выгодна. Без проблем учесть в расходах можно только бухгалтерские и юридические услуг и подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ . Иные услуги сторонней фирмы, например ведение кадровой документации, налоговые органы могут не принят ь Письмо Минфина от 29.03.2007 № 03-11-04/2/72 .

Казалось бы, а что мешает упрощенцам учитывать эти расходы так же, как и организациям на общем режиме? Мешает то, что ранее Минфин дал разрешение только на принятие в расходы услуг по ведению бухучета, а об остальном учете и отчетности промолча л Письмо Минфина от 16.07.2010 № 03-11-06/2/112 . А совсем недавно на вопрос о том, можно ли учесть расходы по подготовке и сдаче отчетности за загрязнение окружающей среды, ответил: можно. Но в числе материальных расходов, как услуги производственного характер а подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 30.09.2015 № 03-11-06/2/55827 .

Передаем право подписи

Отношения с аутсорсером начинаются с определения круга его полномочий. Как правило, организации заинтересованы передать аутсорсеру не только ведение учета (бухгалтерского, налогового, кадрового), но и представление отчетности, а также иные бумажные дела. Для этого необходимо делегировать аутсорсеру право подписи документов.

Что можно передать на подпись аутсорсеру

Гражданское законодательство не устанавливает никаких ограничений относительно того, какие вопросы вправе решать представитель организаци и п. 1 ст. 182 ГК РФ . Нет ограничений ни в НК, ни в Законе о страховых взносах. Поэтому все вопросы с ИФНС и фондами, в том числе подписание и сдачу отчетности, может решать ваш представител ь пп. 1, 4 ст. 26 НК РФ; ч. 1 ст. 5.1 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ . В нашем случае — аутсорсер.

Но есть одно ограничение в бухгалтерском и налоговом законодательстве. Конечно, подписание первичной документации вы вправе передать на сторон у п. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) . Но утверждение учетной политики и регистров бухучета, если только учет не передан в управляющую компанию, — дело руководителя организаци и п. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ ; п. 4 ПБУ 1/2008 ; ст. 313 НК РФ . Поэтому разработать учетную политику для вас может аутсорсер, но утвердить ее все равно должен директор.

Иногда налоговики, обнаружив, что на декларации фирмы стоит автограф не уполномоченного на то лица, блокируют ее счета

А вот с кадровыми документами все не так однозначно.

Трудовой кодекс не содержит запрета на подписание документов представителем работодателя. Напротив, можно сделать вывод, что часть функций он может брать на себя. Так, подписание трудового договора представителем возможно при указании сведений о нем и документов, на основании которых он действуе т ст. 57 ТК РФ .

Чтобы понять, существуют ли ограничения в передаче права на подпись кадровых документов, надо заглянуть в правила ведения и выдачи этих документов. Так, трудовым законодательством предусмотрено, что работнику по его заявлению необходимо выдать заверенные копии документов, связанных с работо й ст. 62 ТК РФ . А заверить копию документа вправе как руководитель, так и уполномоченное должностное лицо п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-Х .

Аналогичная ситуация сложилась с ведением и подписанием трудовых книжек. ТК говорит, что трудовые книжки ведутся работодателе м ст. 66 ТК РФ . А Правила ведения трудовых книжек отмечают, что ответственность за ведение трудовых книжек несет уполномоченное лицо. Но — уполномоченное приказом работодател я п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила) .

Поэтому порой эту норму понимают так, что подписывать трудовые книжки может только работник организации, поскольку только его можно назначить приказо м статьи 8, 11 ТК РФ , только он может быть должностным лицом организации.

По нашему мнению, такой подход неверен. Трудовой кодекс не содержит запрета на подписание кадровых документов представителем работодателя, но и о такой возможности умалчивает. Правила ведения трудовых книжек допускают, что ведет и подписывает их не лично работодатель, а ответственное лицо пп. 35, 42 Правил . То есть Правила позволяют передать ведение трудовых книжек на сторону. А упомянутая выше норма говорит только о том, кто будет нести ответственность за нарушения правил ведения трудовых книжек.

Такой вывод косвенно подтверждает и Роструд, указывая на то, что полномочиями работодателя может обладать его представитель, действующий на основе ТК, федеральных законов или локальных актов организаци и Письмо Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1 .

Поэтому в случае увольнения работника аутсорсер делает запись об этом в трудовой книжке работника, ставит печать организации-работодателя и сам подписывается как лицо, ответственное за ведение трудовых книже к п. 35 Правил .

Передавая кадровый учет на сторону, надо помнить, что это влечет разглашение персональных данных работников, которые вы обязаны защищат ь п. 7 ст. 86 ТК РФ . Поэтому в договоре должна быть предусмотрена обязанность аутсорсера сохранять персональные данные ваших работников. А работников ознакомьте под роспись с изменениями в Положении о персональных данных работников организации.

Кроме того, законом предусмотрена обязанность выдавать работникам:

  • справки о сумме заработка, на который были начислены взносы в ФСС, за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работ ы п. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ч. 1 ст. 4.3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ ;
  • справки о среднем заработке за последние 3 месяца для пособия по безработиц е п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1 .

Однако правил заполнения этих справок нет. На законодательном уровне утверждены только правила выдачи справки о сумме заработка для расчета пособий и ее форм а Приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н . В примечании 5 к этой форме указано, что подписывается справка руководителем организации. В то же время в законе нет никаких ограничений на подписание таких справок представителем. Поэтому, полагаем, аутсорсер вправе подписывать их в строках, отведенных для подписи руководителя и главбуха.

Как передать право подписи

По правилам ГК РФ для представления ваших интересов достаточно упоминания такого права в договоре. Но есть и оговорка — если иное не предусмотрено законодательство м пп. 1, 4 ст. 185 ГК РФ .

СОВЕТУЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Представитель, получивший доверенность, обязан лично совершать действия, которые в ней указан ы п. 1 ст. 187 ГК РФ . Поэтому выписывайте доверенность сразу на того работника аутсорсинговой фирмы, который будет подписывать и сдавать отчетность.

Иное предусмотрено для налоговых отношений и для взаимоотношений с внебюджетными фондами. Поэтому для того, чтобы аутсорсер мог подписывать отчетность (бухгалтерскую, налоговую и по взносам) и подавать ее в госорганы, необходимо выдать ему доверенност ь п. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ; ч. 3, 8 ст. 5.1 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ ; п. 17 ПБУ 4/99 ; Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ; Письмо ФНС от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569@ .

Для подписания иных документов, в том числе документов кадрового учета, достаточно упоминания об этом в договоре с аутсорсинговой компанией. Выписывать еще и доверенность не нужно. Однако она может понадобиться, если работник аутсорсинговой компании будет, например, представлять ваши интересы в суде.

Читать еще:  Товарный чек для ИП: как заполнить в 2018 году

Трудовой распорядок аутсорсера

Несмотря на то что сотрудник аутсорсинговой компании ведет учет за вас, на него не распространяются локальные акты вашей организаци и статьи 8, 11 ТК РФ . У этого работника трудовой договор со своим работодателем и свой график работы, утвержденный аутсорсинговой компанией. Поэтому, если вам нужно, чтобы работник трудился в определенное время или мог быть направлен в командировку, в договоре с аутсорсинговой компанией предусмотрите особенности работы таких сотрудников. Например:

  • работу по определенному графику — такому же, как в вашей организации («сутки через трое», «пятидневка с 9.00 до 18.00» и т. д.);
  • прохождение определенного обучения;
  • выезды в филиалы вашей организации.

Вносить изменения в график работы сотрудника, оплачивать ему переработку и компенсировать затраты будет аутсорсер.

Если вы сделаете это сами, например выплатите командированному работнику суточные, оплатите проезд и проживание, учесть по налогу на прибыль эти затраты не получитс я ст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письмо УФНС по г. Москве от 15.07.2008 № 20-12/066875 . Направить этого работника в командировку и оплатить ее должна организация, с которой у него подписан трудовой договор. Вы же в этом случае компенсируете аутсорсинговой компании расходы по договору, если обязанность такой компенсации установлена договором.

Кто ответит за ошибки

Сколько бы доверенностей вы ни оформили, помните, что ответственность за налоговые правонарушения несет ваша организация, а не аутсорсинговая. Хотя прямо это в нормах не установлен о статьи 119, 120 НК РФ . Однако налоговые отношения складываются между вами и налоговыми органам и ст. 9 НК РФ , а представитель здесь ни при чем. Кроме того, виновным в правонарушении является налогоплательщик или налоговый аген т ст. 106 НК РФ .

И неважно, что на отчетности стоит подпись не вашего работника. Вина представителя организации — это вина самой организации, и привлекать к ответственности будут ее п. 4 ст. 110 НК РФ; п. 3 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57 .

Административная ответственность за непредставление отчетности в срок или за ошибки в учете лежит на должностном лице статьи 15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ . А таковым, если в вашей организации нет бухгалтера, является директо р п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ ; п. 26 Постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18 .

Поскольку вся ответственность все равно ложится на организацию и ее должностных лиц, все, что вы можете сделать, — это предусмотреть в договоре аутсорсинга санкции в виде возмещения понесенного вами ущерба или неустойки.

Но помните, для возмещения ущерба вам необходимо будет доказать не только сумму понесенного ущерба, но и то, что он наступил из-за неправомерных действий (бездействия) аутсорсинговой компани и ст. 15, пп. 1, 2 ст. 393 ГК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 13.01.2011 № А75-3084/2010 .

Сумма уплаченных вами налогов ущербом быть не может, ведь обязанность платить их лежит на вас, а не на вашем представител е подп. 1 п. 1 ст. 23 НК РФ . Поэтому недоимку взыскать с аутсорсера не получится, даже когда виноват в ней он, потому что неверно исчислил налог. Взыскивать можно только пени и штрафы.

Причем если вы хотите взыскать ущерб, то обосновывать вину аутсорсера вам придется независимо от того, за какое правонарушение вас оштрафовали. К примеру, вашу компанию оштрафовали за несвоевременную подачу декларацию. Чтобы сдать декларацию в срок, аутсорсеру, в числе прочего, необходимо иметь всю первичку. Следовательно, надо понять: первичку не составил аутсорсер или ее не представил аутсорсеру кто-то из ваших менеджеров. И если окажется последнее, то вина будет вашей.

Пропишите в договоре сроки и порядок передачи первички. При этом график документооборота составьте так, чтобы у аутсорсера было достаточно времени для получения и отражения первички. Передавая документы по акту, вы будете иметь доказательство, что аутсорсер все получил. А значит, отсутствие у аутсорсера документов или их неверное отражение — полностью его вина.

Сумма компенсации (неустойки), полученная от аутсорсера:

  • при ОСН:
  • не облагается НДС, поскольку эти санкции не являются элементом ценообразовани я Письма Минфина от 08.06.2015 № 03-07-11/33051 , от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54946 ;
  • включается во внереализационные доходы в периоде, когда аутсорсер признал долг (вынесено решение суда о взыскании санкци и) п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ; Письмо Минфина от 08.09.2014 № 03-03-06/1/44829 ;
  • при УСН — учитывается в доходах в периоде, когда аутсорсер перечислил компенсацию (штраф) п. 3 ст. 250, п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ .

К услугам аутсорсера можно прибегать как на постоянной основе, так и время от времени, по отдельным операциям. Если у вас заключен договор на ведение учета, а вы, кроме того, вынуждены обращаться за дополнительными платными консультациями, то позаботьтесь об обосновании расходов. Чтобы избежать претензий проверяющих, необходимо, чтобы из договора и актов следовало, что вы обращаетесь по вопросам, не предусмотренным абонентским обслуживанием. Или аутсорсер установил ограничение по количеству обращений, вне зависимости от темы консультаций. В противном случае свое право учесть и плату по договору аутсорсинга, и оплату отдельных консультаций вам придется доказывать в суде Постановление 11 ААС от 12.02.2013 № А55-21251/2012 .

Аутсорсинг бухгалтерского учета: взвесьте за и против

Оптимизация затрат в компаниях малого и среднего бизнеса предполагает решение трех первоочередных вопросов:

1. Как сэкономить
2. Как снять головную боль, связанную с бухучетом
3. Как при этом застраховаться от рисков

Решить эти вопросы позволяет переход от традиционной модели бухгалтерии к бухгалтерскому аутсорсингу. И если раньше основные сомнения и опасения касались передачи функций бухучета специалисту-фрилансеру, то сегодня на рынке принципиально иная ситуация. Полное бухгалтерское обслуживание компании берет на себя компания-аутсорсер. Как же решаются перечисленные выше вопросы?

1. Вопросы экономии

Время и деньги – это ресурсы. Найти и удержать в штате квалифицированного надежного бухгалтера за оптимальные для фирмы деньги – задача, которая быстро и просто не решается. Начинающие специалисты недостаточно компетентны, а опытные требуют конкурентоспособную зарплату. Бухгалтеру можно много платить, если от него требуется «творчески» распределять деньги на отчисления и налоги, оставляя максимум прибыли. Но если требования к бухгалтеру сводятся к одному: работать по правилам, то передача бухгалтерского учета на аутсорсинг приводит к прямой экономии. Это позволит:

— снизить расходы на зарплату;
— снизить сумму налогов и социальных выплат с зарплаты (взносы в фонды 30.2%, НДФЛ — 13%);
— сократить расходы на пособия, отпускные, больничные, содержание рабочего места каждого сотрудника бухгалтерии;
— избавиться от затрат на приобретение и поддержку специальных бухгалтерских программных продуктов.

Кроме того, практика показывает, что даже с трудом найденный и «выращенный» в коллективе сотрудник может оказаться неэффективным. Особенно, если ведение бухгалтерии не является основным бизнесом компании. Разница между суммой выплачиваемых штатному бухгалтеру в год денег и качеством предоставляемых им услуг требует принятия решительных мер. А мерой по снижению расходов на ведение учёта является переход на услуги аутсорсинга бухгалтерского обслуживания.

КОНТРАРГУМЕНТ

Удобно, но ненадежно. К такому выводу могут придти собственники, нанявшие частного бухгалтера на удаленке. Бухгалтер-фрилансер делает практически то же, что и штатный бухгалтер, за меньшие деньги. Но он живой человек, а значит, может сорвать сроки, допустить ошибку, перестать выходить на связь… Помимо нервных затрат, это предполагает еще и неприятные последствия для бизнеса.

О ненадежности можно говорить, если вы имеете дело с частным лицом. В этом случае всегда есть риски, которых не будет, когда вы заключаете договор с целой организацией. Аутсорсинговую фирму надо выбирать так же, как выбираете любого подрядчика. То есть выяснять, есть ли офис, страховая компания, готовая оплатить риски, какой договор с вами заключается и т.д.

Однако найти толкового, надежного и эффективного подрядчика – тоже задача непростая. Ведь нужно разобраться в вариантах, отсеять заведомо неподходящие, а главное: понимать, что именно сегодня означает делегирование бухгалтерских функций.

2. Вопросы перепоручения

Ведение бухгалтерии – деятельность, которая требует множества компетенций. В сущности, это и удерживает многих собственников бизнеса от решения отдать функцию ведения бухучета на аутсорс. Но по этому пункту у аутсорсинга ряд очевидных преимуществ.

Ответственность. В случае ошибок штатного бухгалтера (невольных или преднамеренных), официально штраф с него можно взыскать только в пределах его заработной платы. Но если суммы большие, такой человек уволится «по собственному желанию», а вероятность уголовного преследования станет головной болью руководителя. В случае же заключения договора аутсорсинга ответственность за весь период ведения бухучета несет компания-провайдер. Любой проверяющий будет действовать согласно этому договору. Если что-то подсчитано неправильно, то убытки (штрафы) фирме-заказчику услуг возместят.

Команда специалистов с разделением функций. Нельзя гарантировать, что штатный бухгалтер небольшой компании следит за изменениями в законодательстве, а они бесчисленны. Кроме того, у него может не быть времени и желания повышать свою квалификацию. Профессиональные бухгалтерские фирмы распределяют работы и компетенции так, чтобы за определенный тип работы отвечал сотрудник с глубоким практическим пониманием, что и почему нужно делать. Это сильно минимизирует риск ошибок.

Анализ и оптимизация. Роль объективного анализа и хозяйственного контроля растет вместе с конкуренцией. Система налогообложения, документооборот, профильные нюансы – квалифицированный бухгалтер обязан давать консультации и подсказки, которые помогают принимать грамотные управленческие решения, позволяют избежать операций с повышенным риском, оптимизировать бизнес-процессы.

Читать еще:  Правила отпуска за свой счет

Защита в проверяющих органах. Бухгалтер обязан производить каждую операцию так, чтобы при необходимости защитить эту операцию в спорах или судах. Сотрудники бухгалтерской фирмы, с которой у вас договор, обязуются это делать.

КОНТРАРГУМЕНТ

Надежно, но неудобно. Так бывает, когда собственник передает на аутсорсинг отдельные функции бухгалтерии. Аутсорсинговая фирма ведет бухучет и является за него материально ответственной. Но первичные данные нужно ежемесячно собирать внутри фирмы и отправлять ее удаленному сотруднику. Это неудобная для собственника операция, ведь он хочет платить деньги именно за то, чтобы его избавили от рутины документооборота.

Эта коллизия разрешается, если нанятая фирма располагает современными пакетами бухгалтерских программ. Облачные решения позволяют работать в базе онлайн и мгновенно синхронизировать обновления. Так успешно решается проблема коммуникации между бизнесом и удаленным бухгалтером.

3. Вопросы снижения рисков

Финансовая информация конфиденциальна, и сотрудник бухгалтерии располагает ей. В нашей бизнес-среде, к сожалению, многое зависит от человеческого фактора: бухгалтер может не выйти на работу по разным причинам или попросту уволиться. Ведение бухучета кому-то надо срочно передавать, а посторонний человек – не вариант. Что в этой связи обещают уважаемые бухгалтерские компании?

Отсутствие риска мошенничества. Бухгалтерия от независимого провайдера обеспечивает прозрачность учета, а собственнику бизнеса нужна такая прозрачность.

Обеспечение конфиденциальности. С того момента, как заказчик и аутсорсинговая фирма становятся бизнес-партнерами, они заключают соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора. Их интересы по соблюдению конфиденциальности совпадают.

Сохранность данных. Солидные аутсорсинговые компании имеют свой штат IT, чтобы обеспечить обслуживание серверов, стабильность доступа, обновление баз, сохранность данных и поддержку пользователей.

Достоверная финансовая отчетность. В уважаемой бухгалтерской компании следят за качеством предоставляемых услуг. Там есть правило: работа каждого специалиста, ведущего бухгалтерский учет, проверяется аудитором внутреннего контроля. Это позволяет обеспечить достоверность и безошибочность документов, даже в случае большого объема работ. Контроль – очень выгодное отличие аутсорсинговой компании.

КОНТРАРГУМЕНТ

Неактуальность учета. Когда бухгалтер работает в штате, он каждый день производит операции, и руководитель ежедневно может знать показатели «дебет – кредит». В случае аутсорсинга отчетности сдаются, как правило, один раз в месяц. Но для принятия оперативных управленческих решений этого бывает недостаточно.

Тут есть два варианта. Во-первых, первичный документооборот можно рассматривать как задачу бизнеса, а не бухгалтерии. Штатный менеджер пользуется тем же программным обеспечением, что и удаленный бухгалтер, выгружая туда документы в любом виде. Данные распознаются, интегрируются в интерфейс, а собственник имеет доступ к ним из любой точки, где есть интернет.

Во-вторых, чтобы предупредить все проблемы с актуальностью данных учета, нужно внимательно рассмотреть порядок действий и опции, которые есть в программном обеспечении. Современные IT-решения — это и десктопные сервисы, и мобильные приложения, и мессенджеры, которые позволяют вам оперативно управлять данными и задачами. Отработав взаимодействие с удаленным бухгалтером, вы не будете выходить из зоны комфорта.

РЕЗЮМЕ

Об экономических преимуществах бухгалтерского аутсорсинга перед внутренней бухгалтерией красноречиво свидетельствуют цифры. Так, в США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%. Заполнение и сдача стандартных форм отчетности там вполне автоматизирована. Сейчас с развитием технологий и рынка аутсорсинговых услуг в нашей стране количество фирм, перешедших на бухгалтерский аутсорсинг, ежегодно прирастает на 7-10%.

Но прежде чем выбрать фирму-подрядчика, необходимо проанализировать предложения, условия и гарантии. Критериями выбора служат:

— опыт и репутация на рынке (положительные отзывы клиентов);
— спектр оказываемых услуг;
— удобство и оперативность коммуникации;
— резонная и конкурентоспособная ценовая политика.

Конкурентоспособность не означает демпинг цен. Однако для владельцев небольшого бизнеса снижение издержек может быть настолько ощутимым, что выгоды от перехода на бухгалтерский аутсорсинг не потребуют дополнительных аргументов.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: на что обратить внимание

Отправим материал Вам на e-mail

Эта статья предназначена для тех руководителей, которые уже приняли решениепередать ведение бухучета на аутсорсинг, а также для тех, кто такого решения еще не принял, но хочет заранее изучить весь процесс. Итак, при передаче функций бухучета сторонней организации вам необходимо обратить внимание на следующие важные моменты

Что вы передаете на аутсорсинг

В первую очередь определитесь, что вы собираетесь передать на аутсорсинг – всю бухгалтерию или отдельные ее отрезки, например, только подготовку и сдачу отчетности.

Если речь идет о компании, относящейся к малому бизнесу, с небольшим количеством хозяйственных операций и штатом сотрудников от 15 до 100 человек, то имеет прямой смысл полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг. Нередко у владельцев небольших компаний возникает искушение самостоятельно заниматься бухучетом, но, как говорится, овчинка выделки не стоит – экономия получится незначительная, совершенно несообразная потраченному времени и силам.

Если речь идет о компании среднего бизнеса со штатом сотрудников до 250 человек, то в этом случае начать передачу бухгалтерии можно с отдельных отрезков. В некоторых случаях так проще, организационно и психологически. Круг обязанностей аутсорсера можно постепенно расширять, и затем поручить им ведение всего бухучета компании.

Какую модель предпочтительнее внедрить у вас, нужно обсуждать непосредственно с поставщиком услуг. На этом этапе вам требуется найти с аутсорсерам оптимальный баланс, при котором вы 1) сокращаете расходы на содержание бухгалтерии и/или отдела кадров, 2) но сохраняете нужную вам степень контроля над учетными и аналитическими процессами своего бизнеса.

Что отразить в договоре

После того как вы определились с тем, какой объем учетных функций вы предаете сторонней организации, четко пропишите в договоре весь перечень услуг, которые вам будет предоставлять аутсорсер.

Обязательно составьте график основных хозяйственных событий, которые позволят вашей компании нормально функционировать. Например, вы выплачиваете заработную плату два раза в месяц: 25 числа – аванс, 15 числа – окончательный расчет за предыдущий месяц. Значит, ведомости на выплату заработной платы аутсорсер должен предоставить вам на утверждение не позднее 21 и 11 числа.

Договоритесь, какие стоимостные, количественные и временные критерии будут применяться сторонами в оценке качества услуг.

Выясните, каким образом вы сможете отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Сейчас многие бухгалтерские фирмы используют для этого онлайн-системы (CRM). С их помощью в режиме реального времени вы сможете отслеживать ход работ. Впрочем, если вам больше по душе традиционный формат, то можно договориться о том, чтобы отчеты предоставлялись в бумажном виде или присылались по электронной почте.

Важнейший вопрос – конфиденциальность. Причислите в договоре те категории информации, которые считаете конфиденциальными, а также круг лиц, допущенных к такой информации и меры ответственности за ее разглашение.

Обязательно обсудите вопрос хранения документов: где они будут храниться – у вас или у аутсорсера. Если у исполнителя, то какие – все имеющиеся документы с начала деятельности вашей компании или только те, которые появятся после передачи бухучета на аутсорсинг.

Крайне важен вопрос разделения ответственности: за что именно вы несете ответственность, за что исполнитель; с какого момента она наступает. Добросовестные аутсорсеры обычно берут на себя ответственность за те ошибки, которые допущены по их вине. То есть, если, допустим, аутсорсер полностью ведет вашу отчетность, и она была сдана не в срок или с ошибками, то полагающийся за это штраф выплачивает аутсорсер. Вернее, он компенсирует вам размер штрафа, так как по закону платить его должны конкретно вы. Однако если вы вовремя не предоставили необходимые для отчетности данные, и в результате произошла задержка, то это уже ваша вина. Чтобы избежать спорных ситуаций, все эти моменты необходимо четко проговорить. Кроме того, они должны быть прописаны в договоре и понятны вам и исполнителю.

Обратите внимание!

В 2016 году не представляется квартальная бухгалтерская отчетность в контролирующие органы. Но вам квартальная отчетность необходима для оперативного управленческого учета и принятия стратегических решений. Поэтому закрепите в договоре с аутсорсинговой компанией объем внутренней квартальной бухгалтерской отчетности и форму ее представления вам. Это может быть аналитическая записка с указанием всех основных показателей в стоимостном и количественном выражении.

Если вы имеете обязательства перед банками по кредитам, то, скорее всего, банки тоже ждут от вас ежеквартальной отчетности. Об этом вы тоже должны информировать аутсорсера в начале вашего сотрудничества.

Как передать функции бухучета и бухгалтерские документы

Когда договор принят обеими сторонами и подписан, можно переходить непосредственно к передаче бухучета.

Первое, что вам нужно сделать на этом этапе, это оформить приказ о внесении изменений в учетную политику вашей компании. В нем зафиксируйте факт передачи функций бухучета сторонней организации с указанием даты.

Затем вам необходимо провести экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета (как правило, это делает непосредственно аутсорсер). Экспресс-аудит включает в себя ревизию всех первичных и учетных документов, сличение электронной версии бухгалтерии с фактическими первичными документами.

Сделать это нужно обязательно, несмотря на дополнительные временные и возможно финансовые затраты. Дело в том, что в процессе экспресс-аудита могут обнаружиться недочеты в организации и ведении бухгалтерского и налогового учета. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то, во-первых, возможны конфликтные ситуации. Например, ошибка была допущена еще на этапе до передачи, и она имела некие последствия. Вы вините в этом аутсорсера, тот пытается доказать вам, что не при чем. Возможно, в итоге вы придете к взаимопониманию, но потратите на это время, силы, да и, как говорится, осадок останется. Во-вторых, любые не выявленные вовремя ошибки приводят в итоге к тем или иным потерям.

Читать еще:  Факторы карьерного успеха и типы карьеры

По результатам экспресс-аудита и документальной ревизии составляется акт, в котором фиксируются фактическое состояние бухгалтерского, налогового и кадрового учета в компании на момент передачи. Также в нем перечисляются искажения фактов хозяйственной жизни (если таковые имеются), несоответствия фактов системе учета, отсутствующие документы, иные выявленные факты. В рекомендательной части акта аутсорсеры фиксируют, что нужно восстановить в учете, какие исправления нужно внести в бухгалтерский, налоговый или кадровый учет организации, чтобы он стал достоверным. Также в ней даются рекомендации по составлению локальных нормативных актов (приказы, распоряжения, внутрифирменные положения), которые восстанавливают логику хозяйственной жизни компании.

После этого вы можете вздохнуть спокойно во всех смыслах: и потому что процесс передачи бухучета закончен, и потому что, наконец, вы полностью или частично свободны от бухгалтерии – этого трудоемкого, хлопотного и непрофильного вида деятельности.

Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

В основном сегодня в России аутсорсинг востребован западными компаниями, малым и средним российским бизнесом, а также предприятиями, находящимися на этапе становления или бурного роста, когда аутсорсинговые компании могут предложить готовые решения, полученные благодаря накопленному опыту, и менедж- менту не нужно изобретать велосипед при постановке финансовой функции компании. По данным Boston Consulting Group (из доклада главы московского офиса BCG Штефана Дертнинга «Аутсорсинг бизнес-процессов в глобальном мире»), за 2002-2008 годы ежегодные темпы роста объема услуг аутсорсинга бухгалтерского учета составят примерно 10% по всему миру.

Личный опыт
Пётр Сазонов, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Кулебакский металлургический завод»
Передача бухгалтерии на реальный аутсорсинг нецелесообразна для крупных предприятий. Это может привести к потере конфиденциальности внутрифирменной информации, а также к снижению оперативности в учете и предоставлении необходимых для управления сведений. В некоторых ситуациях в крупных холдингах действительно выгодно создавать единую бухгалтерскую службу («централизованную бухгалтерию»). Но при этом ведение бухгалтерского учета осуществляется самой компанией. Анастасия Осипова, заместитель директора компании Accenture (Москва)
Модель аутсорсинга может быть привлекательна для различных категорий компаний. В России аутсорсинг бухгалтерской службы используют как крупные российские холдинги, так и небольшие фирмы, а также представительства иностранных компаний.
У крупных территориально распределенных холдингов имеются следующие основные причины использования аутсорсинга бухгалтерского учета:

  • сокращение затрат на ведение бухгалтерского учета;
  • повышение качества данных;
  • упрощение интеграции при слиянии/приобретении;
  • концентрация управленческих усилий на основной деятельности.

Небольшие российские компании, используя аутсорсинг, могут повысить качество отчетности при незначительном увеличении стоимости содержания бухгалтерско-финансового блока. А представительствам международных компаний аутсорсинг бухгалтерского учета полезен тем, что нет необходимости нанимать дополнительный персонал и вникать в особенности ведения учета по российским стандартам.

В России, впрочем, отношение к аутсорсингу финансовых услуг пока настороженное.

Личный опыт
Александр Конюхов, директор по экономике и финансам ОАО «Заволжский моторный завод» (Нижегородская область)
На мой взгляд, передача на аутсорсинг функции бухгалтерского учета на многопередельном заводе с количеством центров ответственности более тысячи не будет иметь смысла, несмотря на то что организационно это осуществить несложно. Наши штатные сотрудники обладают высокой квалификацией и уни- кальными навыками в области методологии и организации производственного учета, поэтому при передаче функции бухгалтерского учета на аутсорсинг мы вряд ли сможем ожидать реального улучшения качества услуг. Услуги внешней компании обойдутся явно дороже содержания собственных специалистов. Анастасия Осипова

Компании не используют аутсорсинг при наличии:

  • опасений со стороны руководителей структурных подразделений потерять контроль и возможность менять требования к информационным потребностям;
  • негативного опыта прошлых проектов (увеличения затрат);
  • слишком масштабных изменений в бизнес-процессах.

Модель аутсорсинга интересна для компаний, которые имеют следующие характеристики:

  • высокие текущие операционные затраты в сравнении с показателями аналогичных компаний;
  • дублирование функций и процессов;
  • длительный срок подготовки консолидированной финансовой отчетности;
  • низкое качество данных;
  • различные политики и процедуры учета в структурных подразделениях компании.

Преимущества передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг

Упрощение процедуры прохождения налоговых проверок. В большинстве случаев при проведении налоговой проверки предприятия, бухгалтерский учет которого передан на аутсорсинг, налоговые инспекторы работают напрямую с представителями компании-провайдера. Это позволяет не отрывать руководство предприятия от более важных задач.

Снижение издержек на содержание бухгалтерской службы. По словам автора, стоимость услуг компании «Интеркомп» по ведению бухгалтерского учета колеблется в пределах от 1300 долл. США (объем работы, выполняемый одним бухгалтером) до 5—6 тыс. долл. США (объем работы двух-трех бухгалтеров; о расценках других компаний см. табл. 2 ). Другими словами, в среднем стоимость услуг компании-провайдера на 20-30% выше заработной платы квалифицированного специалиста. Обычно при принятии решения об аутсорсинге финансовой функции компании стоимость услуг провайдера сравнивают только с размером заработной платы бухгалтеров, что не совсем корректно. Анализируя стоимость внутренней финансовой функции, необходимо учитывать и стоимость рекрутмента новых специалистов, а также удержания существующих (даже при одинаковом объеме работ сотрудник не будет работать за ту же зарплату более двух-трех лет), амортизацию оборудования, стоимость аренды офиса и настройки программного обеспечения. В компании-провайдере процесс рекрутмента и оценки бухгалтеров поставлен на поток, а при самостоятельном найме на работу одного бухгалтера предприятию будет сложно оценить его квалификацию.

Личный опыт
Вадим Долгополов, директор компании «Фин-совет» (Москва)
Для крупных и средних компаний стоимость аутсорсинга бухгалтерского учета будет выше, чем содержание собственного подразделения. Это следует рассматривать как дополнительную плату за снижение рисков пеней и штрафов. Для небольших предприятий аутсорсинг будет действительно дешевле, чем содержание штата бухгалтеров.

Надо также отметить, что сейчас услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета предоставляет большое количество компаний, но у многих они низкого качества. Иными словами, этот рынок в России только развивается и риск убытков из-за недобросовестного поведения компании-провайдера достаточно велик.

Не всегда следует передавать на аутсорсинг весь спектр бухгалтерских операций. Зачастую это снижает оперативность работы компаний, особенно крупных. Гораздо эффективнее передавать на аутсорсинг наиболее сложные и спорные операции бухгалтерского и налогового учета.

Консультации по вопросам налогообложения. В большинстве случаев у специалиста компании-провайдера можно проконсультироваться по вопросам налоговых последствий, вызванных теми или иными управленческими решениями.

Личный опыт
Владислав Шерстнев, финансовый директор студии «Монолит» (Москва)
Основная причина, по которой мы передали на аутсорсинг одно из предприятий, — наличие сложных бухгалтерских операций, а именно учет авторских и смежных прав. Сейчас найти бухгалтера на рынке, который разбирался бы в подобных вопросах, практически невозможно. Поэтому гораздо эффективнее передать ведение бухгалтерского учета специализированной компании. К тому же, по нашим оценкам, использование услуг компании-провайдера обходится не дороже содержания собственных бухгалтеров. Виктория Сверчкова, главный бухгалтер холдинга Dixis (Москва)
Принимая решение о передаче бухгалтерского и налогового учета холдинга на аутсорсинг, мы проводили экономический анализ эффективности такого решения. По нашим расчетам, стоимость услуг аутсорсинга выше оплаты труда собственных бухгалтеров. Тем не менее было решено использовать аутсорсинг для снижения налоговых рисков компании. В холдинге достаточно много сложных операций, и их некорректное отражение в отчетности может повлечь за собой существенные для компании штрафы и пени. Лада Христенко, начальник департамента консультирования по организации и управлению учетом и отчетностью ЗАО «Объединенные бизнес-практики» (Москва)
Компании, предоставляющие услуги по аутсорсингу, не всегда досконально разбираются в специфике работы предприятия, что часто не позволяет корректно отразить информацию в учете. Это серьезный недостаток аутсорсинга финансовых услуг. Преимуществом же может быть большой опыт компании-провайдера и использование при учете проверенных готовых решений.

Взаимодействие с провайдером

Для того чтобы компания-провайдер могла вести бухгалтерский учет, предприятию необходимо представлять ей первичную бухгалтерскую документацию. При этом передавать документы ежедневно, особенно если предприятие находится в другом городе, нецелесообразно. В большинстве случаев каждый день передаются только копии документов по факсу или электронной почте, а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Чтобы исключить проблемы, возникающие при неправильном оформлении бухгалтерских документов, при передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг можно порекомендовать в договоре оказания услуг предусмотреть проведение сотрудниками компании-провайдера семинаров для разъяснения персоналу предприятия основных требований к оформлению и порядку подготовки первичной документации.

Личный опыт
Виктория Сверчкова>br Владислав Шерстнев
В одной из наших компаний, бухгалтерский учет которой был передан нами на аутсорсинг, достаточно небольшое количество первичной документации. Поэтому проблема организации документооборота решается просто — раз в неделю мы формируем пакет первичной документации и передаем ее с курьером провайдеру.

Возможна также передача на аутсорсинг функции оплаты счетов поставщикам. В этой ситуации наиболее эффективно использовать систему «банк — клиент»: провайдер осуществляет подготовку платежных поручений в системе, а генеральный директор предприятия сохраняет за собой право подписи (авторизации). Большинство компаний нуждается в оперативном контроле поступлений и дебиторской задолженности. Этот вопрос решается за счет предоставления удаленного доступа через интернет к бухгалтерской базе данных, в которой провайдер ведет бухгалтерский учет предприятия.

Таблица 1 Ответственность сторон (приложение 1 к договору оказания услуг)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector